E-Mail-Archivierung mit MailStore
Mit MailStore archivieren wir den gesamten E-Mail-Bestand Ihres Unternehmens zentral und durchsuchbar, wahlweise on premises oder aus der Cloud.
E-Mail-Archivierung mit MailStore
E-Mails sind Geschäftsunterlagen und über Jahre gewachsenes Wissen. Liegen sie nur in den Postfächern der Mitarbeiter, sind sie schwer zu finden und kaum zu schützen. MailStore archiviert den gesamten E-Mail-Bestand Ihres Unternehmens zentral und durchsuchbar. Die Software stammt aus Deutschland (Viersen). Wir richten MailStore für Sie ein und betreuen es, wahlweise on premises in Ihrer Umgebung oder aus der Cloud.
Kleine Postfächer
Eine unternehmensweite Richtlinie hält die Postfächer schlank: Im Postfach liegen zum Beispiel nur die Mails der letzten 12 Monate, alles Ältere liegt im Archiv und bleibt jederzeit erreichbar. Auch verstreute PST-Dateien lassen sich ins Archiv übernehmen.
Schnelle Suche
Nach unserer Erfahrung ist die Suche in MailStore unschlagbar: Sie ist schnell und findet Suchbegriffe auch in gängigen Anhängen.
Alles durchsuchbar
Der komplette E-Mail-Bestand des Unternehmens lässt sich durchsuchen, zum Beispiel bei Rückfragen von Kunden, in Streitfällen oder bei Auskunftsanfragen nach der DSGVO.
Aufbewahrungspflichten einhalten
Geschäftsbriefe und buchungsrelevante E-Mails müssen in Deutschland über Jahre aufbewahrt werden (§ 147 Abgabenordnung, GoBD). Das Archiv bewahrt sie vollständig, unverändert und auffindbar auf.
Entlastung für Server und IT
Ein kleinerer Mailserver braucht weniger Speicher und ist nach einem Ausfall schneller wiederhergestellt. Mitarbeiter finden alte Mails selbst und holen sie zurück, ohne dass die IT Backups einspielen muss.
OnPrem oder Cloud
MailStore läuft auf Ihrer eigenen Hardware oder wird aus der Cloud bezogen. Wir beraten Sie, was zu Ihrem Betrieb passt.
Zu den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten im Einzelfall berät Sie Ihre Steuerberatung.
Archiv und Backup ergänzen sich
Ein Backup stellt Ihre Systeme nach einem Ausfall wieder her. Ein Archiv bewahrt E-Mails dagegen über Jahre auf, auch wenn sie im Postfach längst gelöscht wurden. Deshalb ersetzt das eine nicht das andere, und auch das Archiv selbst gehört in die Datensicherung. Mehr dazu auf der Seite Datensicherung.
Auch mit Microsoft 365 sinnvoll
Auch bei Microsoft 365 bleibt die Verantwortung für Ihre E-Mails bei Ihnen. Ein eigenes Archiv macht Sie unabhängiger von Ausfällen, Tarifwechseln und Anbieterwechseln. Bei einer Migration kann der Altbestand ins Archiv wandern, statt mühsam in neue Postfächer umzuziehen.
MailStore ist unser Weg, Ihre E-Mails aus der Microsoft-Cloud zusätzlich lokal vorzuhalten. Dateien aus OneDrive, SharePoint und Teams sichern wir mit Active Backup for Microsoft 365 auf einem Synology NAS. Mehr dazu unter Microsoft 365.
Unser Partnerstatus
Wir sind MailStore-Partner. Beratung, Einrichtung und Betreuung bekommen Sie bei uns aus einer Hand.